目次
はじめに
4月初めに環境を整備し、4/7に緊急事態宣言が発せられたと同時に、原則テレワークに移行しました。
お客様の資料やデータをお預かりしていることから、データのセキュリティと利便性のバランスを取りつつ、感染リスクの低減を目指して取り組みました。また、極力コストをかけない方法を考えました。厚生労働省や東京都のテレワーク助成金がありますが、支給要件が厳しいし、支給決定を受けてから購入するなどする暇もなく環境整備が必要と判断しましたので、弊社ではテレワーク助成金はもらっていません。
我々が取り組んだテレワークの仕組みについてご説明します。少しでも参考になれば幸いです。
ソフトイーサ「Desktop VPN」
ソフトイーサ「Desktop VPN」
https://www.desktopvpn.net/
コスト：無償提供（2020年6月末まで）
各自の会社PCにシン・テレワークシステムのサーバーをインストール、自宅PCにクライアントをインストールします。これだけで、自宅PCから会社PCを呼び出すことができます。
弊社では、業務上会計ソフトを使用しますが、この方法であれば、操作するのは自宅でも実際に動いているのは会社PCなので、会計ソフトのライセンスやお客様のデータを持ち出すことはありません。
また、データセキュリティの観点から、共有機能無効版を使用し、自宅PCへのデータ保存やプリンタの出力を禁止しました。
ソフトイーサでは、新型コロナの支援策として、6月末まで無償開放してくれたおかげで、弊社はこのシステムを０円で使用することができました。これが無かったら、弊社はテレワーク出来なかったと言っても過言ではありません。
さて、7月以降はどうするのということで、現在以下のシステムに移行中です。
NTT 東日本 – IPA 「シン・テレワークシステム」
IPA「シン・テレワークシステム」
https://telework.cyber.ipa.go.jp/news/20200529/
コスト：当面、無償提供。
実証実験というスタイルをとっており、10月末まで無償で提供とのことでしたが、その後、国の「新型コロナウィルス感染症専門家会議」の提言を受け、当面の間延長したいとの発表されています。（2020/05/29）
社内コミュニケーションツール「奉行Linkit」
OBC「奉行Linkit」
https://www.obc.co.jp/service/linkit
コスト：もともと使用していたため、追加コストなし（月額200円/人）
LINEのようなSNSツールです。もともとOBC製品を使用しているし、販売代理店でもあるので、以前から使用していました。社内の告知や社員同士の連絡には日常的に使用しています。もともと災害対応として、スマホアプリの使用を進めていたこともあり、出社できなくても連絡が取れるというメリットがあります。
Zoom
コスト：月額2,000円
今回新型コロナで、とても注目を浴びたツールと言ってもよいでしょう。オンラインミーティングツールとして、弊社でも有料契約をいたしました。といっても、実験的な意味合いも含めてでしたので、月額2000円のプロです。
これを使って、在宅勤務者と毎日オンライン朝礼を開催しています。途中からは会社で毎日実施しているリアル朝礼を固定カメラで中継し、オンライン朝礼参加者もリアル朝礼が見られるようになりました。
また、お客様への訪問、来客も制限されたため、Zoomを使った月次報告や相談対応にも使用しました。
毎月月初に行なっている所内研修もZoomで実施し、所内で密集しないよう、出社しているものは自席でイヤホンで聞き、在宅勤務者は自宅からZoomに参加しました。何度かやるうちに少しづつ慣れてきて、抵抗感は全くないし、チャットで質問のやり取りしたりと、これでも十分行けると感じた職員が多かったようです。
Pocket WiFi
https://www.ymobile.jp/plan/data/pocketwifi_2/
テレワークをしようということになった時に問題になることの一つに、自宅の通信環境がありました。
テレワークをストレスなく実施するにはできれば光回線が望ましいのですが、固定電話をもっていないという社員もいて、事務所でPocket WiFiを契約して、貸し出すことにしました。機器代として803ZT（上記写真）が一括払いで10,800円、通信料が4,380円（データ通信上限なし：アドバンスオプション加入）です。
以上、弊社でのテレワークの取り組みについてご説明しました。
実現の方法はこれだけではありませんが、何より、自宅にPCがない人のためのノートPCを何台か購入したことを除けば、ほとんど設備投資がなく、コストを抑えつつ、すぐにテレワークに移行できたことは今回の収穫でした。
また、テレワークでも、全部とは言わないが、ある程度の仕事は可能で、通勤時間が無くなったり、家族との時間が増えてよかったという職員が多かったのも、副次的効果として挙げられます。
弊社では、今後も第２波・第３波に備え、テレワークを継続的に行うことにしています。