電帳法対応(2) ファイル保管サービスを使う場合
このページでは、電子帳簿保存法に対応する方法の2つ目の方法として、クラウドのファイル保管サービスを使って保管する場合の注意点についてまとめています。
2021年の年末に突然2年間延期された電子帳簿保存法による電子取引の電子保存義務化。
そもそもいろいろなところで「電子保存の義務化！」とあおるので、誤解している人が多いのですが、今回義務化（正確には宥恕規程の解除。つまり、様子見は終わりだよということ。）されるのは、電子で受け取る納品書請求書や領収書が対象です。紙で受け取る書類は、従来通り紙での保存で構いません。紙の書類を電子化して保存することは任意なのですが、電子取引は義務化されるというところを区別できていない方が多いのですが、それはITベンダーの営業さんなどがひとまとめにしてあおるのも一因でしょう。
電子帳簿保存法の義務化対象取引
赤枠で囲まれた部分が、2024年1月から義務化される対象取引です。
電子保存の選択肢－ファイル保管サービスを使う場合の注意点
電子取引の保存には主に次の3パターンが考えられます。自社の状況に応じて最適な方法を検討しましょう。
２．ファイル保管サービスを使う。
このページでは、２．ファイル保管サービスを使う場合にどのような点に注意すればよいのか、ご紹介しています。
- ファイル名を一定のルールに従って付けて保存します。
国税庁は、「日付_取引先名_金額.pdf」のような形で、検索3項目を満たすようにと例示されています。たとえば、20240101_A社_110000.pdf」ということですね。一括してファイル名を付けられるソフトもあります。
あるいは、連番等で記録しておいて、別にExcel等で一覧管理ができればよいともされています。 - サービス変更したくなった時のために、一括ダウンロードができるか確認しておきましょう。
- 料金の決め方には、ユーザー数課金、保存容量課金、転送容量課金などがあり、保存容量や転送要領で決める場合には、定額制と従量制があります。
自社にあった料金体系のサービスを選びましょう。
DirectCloud
- データ容量に応じた定額払いで、利用者数に制限はありません。
- ハイブリットワークに対応
- 厳格かつ柔軟なファイル共有をサポートする機能
- エクスプローラー上で直感的にファイル操作
- NASやファイルサーバーからの移行もスムーズ
- 厳格なセキュリティ
- DirectCloudの安心・安全なセキュリティスキーム
- 情報漏洩を防ぐ高度なセキュリティ機能
- DirectCloudのサーバー稼働率およびサービス品質保証
- サイバーリスク保険
- 管理者の負担を大幅削減
- 拠点または部門ごとに複数の管理者を設定可能
- CSVによるアクセス権の一括登録・編集が可能
- 副管理者を設定することによりスムーズな運用が可能
- コストを大幅に削減
- 災害対策・遠隔地バックアップ（オプション）
ほかの対応方法も見てみる
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