電帳法対応(3)　ファイルサーバーで保管する場合

このページでは、電子帳簿保存法に対応する方法の3つ目の方法として、自社のファイルサーバー等で保管する場合の注意点についてまとめています。

2021年の年末に突然2年間延期された電子帳簿保存法による電子取引の電子保存義務化。

そもそもいろいろなところで「電子保存の義務化！」とあおるので、誤解している人が多いのですが、今回義務化（正確には宥恕規程の解除。つまり、様子見は終わりだよということ。）されるのは、電子で受け取る納品書請求書や領収書が対象です。紙で受け取る書類は、従来通り紙での保存で構いません。紙の書類を電子化して保存することは任意なのですが、電子取引は義務化されるというところを区別できていない方が多いのですが、それはITベンダーの営業さんなどがひとまとめにしてあおるのも一因でしょう。

電子保存の選択肢－ファイルサーバーで保管する場合の注意点

電子取引の保存には主に次の3パターンが考えられます。自社の状況に応じて最適な方法を検討しましょう。

１．会計ソフトの電子保管機能を使う。

２．ファイル保管サービスを使う。

３．自社のファイルサーバーで保管する。

このページでは、３．自社のファイルサーバーで保管する場合にどのような点に注意すればよいのか、ご紹介しています。

自社内で保管しておけばいいよね、という企業も少なくないでしょう。その場合には次の点にご注意ください。

• 税務調査などの際に聞かれたらすぐに見せられるように、モニタなどを用意しておく必要があります。
• ファイル名を一定のルールに従って付けて保存します。
  国税庁は、「日付_取引先名_金額.pdf」のような形で、検索3項目を満たすようにと例示されています。たとえば、20240101_A社_110000.pdf」ということですね。一括してファイル名を付けられるソフトもあります。
  あるいは、連番等で記録しておいて、別にExcel等で一覧管理ができればよいともされています。
• 不当な訂正削除の防止に関して、事務処理規定を制定しておきましょう。
  サンプルは国税庁のホームページにも掲載されています。
• バックアップはしっかりとっておきましょう。
  納品書や請求書、領収書などの国税関係書類は、7年間（最長10年）保存が義務付けられています。その間、保管していたPCやサーバーが壊れてしまって、税務調査の時にデータが見られないということになると、証拠書類が保管されていないという判断をされる可能性があります。特に災害対応も含めて考えると、クラウドにバックアップしておくのが最もよいでしょう。
  

Terastation 2TB＋クラウドバックアップ

• 電帳法対応アプリケーション「電子帳簿マネージャー」に対応

• キキNaviクラウドバックアップに対応

• Windows Server IoT 2019 for Storage Workgroup を搭載
• 10GbE&8GB ECCメモリーを搭載
• 多彩なデータ保護機能を搭載
• NAS向けに設計された専用HDD
• トラブル時も安心
• 最長7年までの保守メニューに対応
• クラウド保存で災害から守る。「オンラインストレージ連携」